Gestión Documental y del Contenido
¿Por qué necesitamos un gestor documental?
Cualquier organización tiene cada vez más facturas, emails, informes, cartas, imágenes, etc. Archivar todos estos documentos se ha convertido en un problema. Encontrarlos después puede volverse una pesadilla. Por lo tanto, acceder a la información que necesitamos en su preciso momento es una tarea compleja. Y encima, todo este feo y engorroso proceso cuesta mucho dinero. Entonces, ¿qué hacer con tantos documentos?
Un gestor documental soluciona estas y otras dificultades, permitiendo mejorar los procesos documentales, reducir costes, mejorar la seguridad documental, ayudar en la innovación y mejorar la productividad de la organización.
Principales funcionalidades de un gestor documental
- Sistema de Captura y Digitalización
- Indexación y Archivo
- Gestión, Tratamiento y Modificación
- Motor de búsqueda avanzado y flexible
- Almacenamiento seguro en una base de datos documental
- Seguridad a varios niveles
- Integración relacional de datos en la organización
BENEFICIOS
- Ahorro de costes: mediante la reducción de tiempos en consultas y archivo de documentos, la optimización de los recursos (se evitan impresiones innecesarias, duplicidad de documentos, etc.) y la reducción del espacio físico dedicado a archivar papel.
- Mejora de la productividad: mediante la automatización de procesos y la reducción de tareas y actividades manuales, permitiendo destinar personal a tareas que aporten más valor.
- Mayor disponibilidad: acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para la actividad de cualquier organización, e integración con otras aplicaciones de gestión como ERPs, CRMs, etc.
- Mayor seguridad: seguridad adicional a varios niveles, desde el acceso de usuarios a la documentación hasta la propia seguridad en el documento; acceso y manipulación por perfiles de usuario, estrategia de recuperación de datos ante desastres (copias automáticas, protección de documentación crítica en papel, etc.).
- Cumplimiento de las obligaciones legales: cumplimiento LOPD, certificaciones ISO, etc.
Si quiere conseguir fácilmente una mayor competitividad, ahorrar costes y aumentar la productividad no dude en ponerse en contacto con nosotros para conocer nuestras soluciones de Gestión Documental y adaptarlas a sus necesidades.