Facturación Electrónica
¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica no es más que un archivo electrónico (PDF, DOC, Excel, etc.) con todos los datos de una factura normal y corriente, firmado digitalmente con certificados reconocidos para garantizar su autenticidad e integridad y que se transmite a través de medios electrónicos como Internet o el correo electrónico. De modo que la factura electrónica está sujeta a los mismos requisitos y obligaciones que la factura en papel y tiene la misma validez legal.
Es importante diferenciar entre una factura electrónica con validez legal y fiscal y una factura enviada en formato electrónico ya que, si esta última no contiene firma electrónica, no deja de ser un fichero que contiene una factura, pero que para que sea legal el envío y almacenamiento del original deberá ser en papel. Así, si una empresa recibe una factura por correo electrónico en formato electrónico que no contiene firma electrónica avanzada, no es una factura electrónica válida. Tampoco tiene ninguna validez legal la impresión de la factura por el receptor.
Objetivo de la factura electrónica
El principal objetivo de la factura electrónica es la simplificación de los procesos administrativos de las empresas. La implantación de la factura electrónica generará grandes beneficios a las compañías que la utilizan, tanto por el lado del emisor como del receptor, que se traducen, entre otros, en el ahorro de tiempo, dinero y papel. En definitiva, una mayor calidad de servicio que repercute a su vez en una mayor competitividad, a través de un proceso de facturación electrónica más sencilla que la facturación en papel y que está al alcance de cualquier empresa.
Obligación legal
Desde el 1 de enero de 2011 todas las empresas españolas, independientemente de su tamaño, que tengan que emitir facturas a la Administración Pública estarán obligadas a facturar electrónicamente (Ley 56/2007 de Medidas para el Impulso de la Sociedad de la Información).
BENEFICIOS
- Ahorro de costes: como resultado de la supresión del papel, supresión del uso de tinta/tóner, eliminación de gastos de envío y derivados de la introducción manual de datos, eliminación de espacio de almacenamiento físico, etc.
- Mejora de la eficiencia: la liberación de las tareas administrativas permite destinar los recursos humanos a aspectos más productivos en la organización.
- Integración con ERPs: con un simple clic el emisor emite y envía la factura, y el receptor puede introducir los datos automáticamente en sus aplicaciones.
- Optimización de la tesorería: la automatización permite cuadrar los apuntes contables y comparar documentos (albarán/factura), minimizando así el margen de error humano.
- Obtención de información en tiempo real: permite verificar el estado en que se encuentra una factura de forma exacta y actual.
- Reducción de tiempos de gestión y agilidad en la toma de decisiones: al ser enviada y recibida de forma inmediata.
- Menor impacto medioambiental: menor tala de árboles, menor consumo de agua, menor contaminación y supresión del consumo energético de los servicios de mensajería.
- Administración y contabilidad automatizadas: la integración en los sistemas de la empresa permite que toda la inserción de los datos y las operaciones contables requieran menos participación humana.
- Control de errores: a través de sistemas de alertas que detectan discrepancias entre operaciones de contabilidad y facturación o en la aplicación de tipos erróneos.
- Uso eficaz de recursos financieros: la adopción de la factura electrónica favorece el acceso a medios de financiación como el factoring o el confirming y agiliza la gestión del cobro y pago de facturas.
- Mayor seguridad: mínima probabilidad de falsificación, mejora de la disponibilidad y fiabilidad de los datos y minimización del margen de error humano.
- Mejor calidad de servicio: mejoras en el tiempo de operación y envío, y de resolución a consultas sobre facturación. Y mejora de la imagen empresarial adaptada a las nuevas tecnologías.
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