Servicios Documentales Gestionados
El volumen de información digital al que tenemos acceso sigue creciendo. En 2020, el crecimiento de esta información digital se habrá incrementado del orden de 30 veces. Los Servicios Documentales Gestionados de Copimur garantizan que sus empleados puedan tener acceso a la información correcta, en el momento oportuno y en la forma adecuada. Lo conseguimos observando la manera en que la información circula por su empresa:
- Entrada de información
- Procesamiento
- Salida de información
Varios estudios muestran que el gasto total en el control de documentos en Europa supera los 14.000 millones de euros anuales. Pero si trabaja con nosotros le ayudaremos a gestionar la entrada, el procesamiento y la producción de información para reducir sus costes.
La clave del éxito
La mejora de la gestión de los documentos empresariales, la información que contienen y su valor en toda una organización requiere un examen detenido no solo de la tecnología utilizada para acceder y distribuir información, sino de los procesos que sustentan la manera en que se gestiona y la manera en que los empleados crean y utilizan la información.
Nos centramos en tener en cuenta a las personas, los procesos y la tecnología dentro de una organización y en optimizar cada uno de los elementos.
- Personas: A menudo, el primer obstáculo para realizar mejoras o cambios en sus procesos de documentos es la resistencia que oponen los empleados a la implantación de nuevo software, hardware o maneras diferentes de hacer las cosas. El objetivo de Copimur es entender mejor la manera en que trabajan los empleados para poder apoyarlos y formarlos en ser más eficientes en su gestión de documentos.
- Procesos: Vamos más allá de la mera producción para examinar todo el proceso de los documentos, desde la entrada, el procesamiento y la salida de información: conocer cómo llega la información a su empresa, cómo circula y se mezcla con la información existente, y cómo los empleados tienen acceso a la misma cuando la necesitan. Ofrecemos una reingeniería del flujo de trabajo.
- Tecnología: Examinamos todas las tecnologías existentes en su organización con relación a la gestión de información: hardware, software y sistemas. Consideramos las mejores prácticas del sector e implementamos la tecnología que satisface las necesidades de su empresa.
Metodología
Copimur sigue una metodología claramente definida que le asegurará una gestión documental eficiente, sostenible y segura:
- Comprender: En una primera fase, evaluamos y analizamos cómo llega la información a su empresa, que le ocurre una vez está dentro y cómo se utiliza para obtener resultados. Queremos entender lo que su empresa quiere lograr, tanto a corto como a largo plazo.
- Mejorar: Diseñamos un plan de mejora que abordará la entrada, el procesamiento y producción de información, así como los procesos, la sostenibilidad y las prácticas de trabajo.
- Transformar: Le acompañamos en la gestión del cambio con un enfoque integral. Se abordan los ciclos de vida completos de los documentos y la información para garantizar que las personas adecuadas de su empresa disponen de la información correcta en el momento oportuno. Y los procesos empresariales centrales que cruzan departamentos y delegaciones se pueden revisar para mejorar su ventaja competitiva. Por supuesto, nos aseguramos de que se mantenga en primer plano la seguridad de los procesos de documentales.
- Operar: Trabajamos para maximizar su productividad desde la excelencia operativa, basándonos en metodologías de gestión pioneras en el mercado.
- Gobernar: Como bien sabe, en cuestiones relacionadas con los negocios nada es estático permanentemente. Así pues, aplicamos políticas de gobierno para garantizar la mejora continua y la optimización a lo largo del tiempo.
Esta metodología refuerza las tres etapas del compromiso con el cliente:
- Gestión de Proyectos, dirigida por gestores de proyectos de Copimur que siguen las mejores prácticas a nivel mundial para monitorizar, administrar y medir cada compromiso.
- Gestión de Servicios, dirigida por profesionales con el certificado ITIL® que garantizan que los cambios están gobernados y optimizados de forma efectiva en el nuevo escenario.
- Gestión del Cambio Organizativo, etapa que acelera la transición de la situación actual al estado deseado y hace que las ganancias en productividad sean una parte permanente de la cultura.
Si usted quiere que su negocio tenga una gestión de documentos eficiente, segura y sostenible no dude en solicitarnos más información. Los servicios documentales gestionados de Copimur le ayudarán a optimizar su gestión de documentos.